Razones que hacen que se descarrile el proceso de cobros

Razones que hacen que se descarrile el proceso de cobros.

Por , el 27 de Marzo de 2017, en Cobros, Gestión

Implementar políticas bien definidas en el proceso de cobranza es indispensable para su éxito. Pero aunque una empresa este bien estructurada en cuanto a procedimientos  se refiere y los mismos sean seguidos por todo el personal, se pueden presentar fallas que resultan en el descarrilamiento de la gestión de cobros.

La falta de condiciones de cobro y pago bien establecidas, así como no contar con el seguimiento de las mismas, provocará, además de problemas internos, una mala percepción frente a nuestros clientes y proveedores. Deben existir normas firmes  y claras para la empresa, que deben ser flexibles para adecuarse a situaciones especiales.

Esto no solo se limita a establecer un proceso, existen un grupo de causas, que pueden llevar al desastre. Por  tanto, conocer esas razones  que provocan el descarrilamiento de la gestión de cobros será fundamental, no solo para detectarlas y combatirlas, también para prevenirlas. Algunas razones son:

Ejemplos de Motivación:

  • Los incentivos no son los correctos o para el empleado es imposible alcanzar las metas.
  • Cada vez que el jefe le habla es para reclamarle, nunca para reconocer su esfuerzo.
  • El cobrador tiene la atención del superior en otros temas.

En todos los procesos establecidos, no  podemos olvidar a nuestro personal, uno de los mayores activos de la empresa. El empleado debe tener las condiciones óptimas para realizar su trabajo, sentirse motivado (en todas las formas posibles) y además saber que cuenta con sus líderes en todo momento para atender quejas y sugerencias.

Ejemplos de Habilidades:

  • La recepcionista fue trasladada a cobranza sin ningún tipo de entrenamiento sobre la actividad.
  • El cobrador tiene problemas de comunicación por lo que sus llamadas no son efectivas.
  • Cuando se presentan situaciones de cobranza difíciles, continúa haciendo recordatorios sin variar la estrategia.

Asegúrate de que tus empleados estén capacitados en todo  el tema de la cobranza, al día con las nuevas técnicas de cobros y además 100% preparados para enfrentar las diferentes situaciones que se pueden presentar y dar respuesta a los clientes y sus excusas.

Ejemplos de Falta de seguimiento:

  • El dueño no le hace seguimiento a las cobranzas por los que no puede detectar que algo está mal hasta que es demasiado tarde.
  • Nadie le presta atención al trabajo del cobrador permitiendo que los problemas se perpetúen y agraven.

La carencia de control de los procesos de cobros podría ser la causa de  una pérdida de credibilidad por parte de los clientes, y estos pueden que se sientan en el derecho de relajar sus políticas de pago. El seguimiento en toda la gestión y sus componentes, es la clave.

Ejemplos de Volumen inmanejable:

  • Las ventas se triplicaron y sola hay una persona que cobra.
  • El cobrador esta sobrecargado y nadie se detiene a observar su labor para notarlo.

Por cuestiones de ahorro, es aceptable querer aprovechar los recursos al máximo, esto es permitido  siempre y cuando no caiga en abuso. La empresa debe saber cuándo  es hora de disponer de nuevo personal que aligere la carga. También es importante contar con un sistema de distribución justo, donde los empleados trabajen con equidad y puedan dar toda su capacidad.

En definitiva, el manejo incorrecto de los procesos de cobranza, de las políticas  y  del personal, resultaran en la búsqueda obligatoria de soluciones costosas. Un seguimiento meticuloso es necesario para que todos los cobros lleguen a buen fin.

La informática se presenta como el mecanismo principal para lograr eficiencia y rapidez en los departamentos de pagos y cuentas por cobrar. Para una correcta gestión Nimbox es tu solución. Identifica la situación  de cada cobrador y su cliente, revisa los cobros más recientes y las tareas pendientes, simplifica  y al mismo tiempo agiliza. Que el manejo en tu empresa sea más fácil para todos.

Cinco pasos para llevar a cabo una llamada de cobros exitosa

Cinco pasos para llevar a cabo una llamada de cobros exitosa.

Por , el 21 de Marzo de 2017, en Cobros, Gestión

Para nadie  es un secreto lo difícil que es el proceso de cobros, requiere destreza y mucho seguimiento, todo con el objetivo de lograr el pago por parte de los clientes. En esta gestión, tu recurso humano  es la clave. Puedes contar con la estructura, los procedimientos, la plataforma  y las herramientas, pero sin  un personal que  esté dispuesto a seguir  los intereses de tu compañía, lograr tus objetivos y cuidar a tus clientes, tanto proceso no sirve de nada.

En la gestión es básico tener el deseo de cobrar, ansias de triunfar, y la energía para  lograr torcer la voluntad del deudor y de que éste elija pagar, sin dejar de lado que estamos trabajando con personas que exigen ser tratadas como tal.

Quieres éxito en las  llamadas de cobros?  Sigue estos pasos:

  1. Rompe el hielo: Al comenzar el proceso, da un buen saludo (buenos días, tardes) con voz clara y tono confiado, identifícate (nombre personal y nombre de la empresa) e informa el motivo de la llamada (posiblemente con humor). Es importante siempre tratar de llevar al cliente a nuestro terreno  para que esté receptivo para los pasos siguientes.
  2. Entiende la situación: Se empático, identifica la situación del cliente y ponte en su lugar, siempre buscando la razón real de no tener el pago, e investigando en profundidad con el fin de entender toda la historia.
  3. Busca soluciones: Explora opciones que el cliente puede seguir, ayúdalo a seleccionar entre las acciones  y explícale las implicaciones de cada solución, tratando siempre de que el cliente entienda que lo que menos quieres es perjudicarlo.
  4. Resuelve las objeciones: Trata de influenciar sobre las posibles objeciones  y desarrolla vías de respuesta a las más típicas.
  5. Finaliza con compromiso: Confirma que solución no tiene objeciones y que el cliente y tú están de acuerdo en esto, para seguir con el siguiente pasó que sería  lograr el compromiso  de pago.

Una gestión de cobros sin un buen servicio al cliente, será un fracaso. En el  conjunto de estrategias que una compañía diseña, su factor de diferencia de las demás siempre será su recurso humano, procura darles a tus empleados las herramientas necesarias para poder llevar a cabo su tarea.

Nimbox  es tu aliado, ponemos a tu disposición un software que te permite realizar cobros de una manera exitosa, identificando rápidamente a quien contactar, y  mejorando la relación con ellos, todo en el mismo lugar.

¿Por qué no paga el cliente?

¿Por qué no paga el cliente?

Por , el 14 de Marzo de 2017, en Cobros, Gestión

Todo aquel que trabaja en el mundo financiero se ha topado con un cliente moroso,  cuando pasa esto, la primera duda que nos llega a la mente es el porqué de este impago y como acción inmediata nos provoca llamarle y exigirle que pague.

Existen varias causas por las cuales un cliente no paga, ¿cuál de estas es la más frecuente? Sería difícil determinarlo, pero es importante tenerlas en cuenta a la hora de tomar acciones y decidir cobrarles. Podemos citar estas cinco:

  • Olvido, desidia o desorden: Cuando aún no está cerca la fecha de vencimiento, muchos de tus clientes recibirán la factura y la guardarán,  sin programar ningún aviso para realizar el pago, porque esperan que seas tú quien les recuerdes el cumplir con la obligación. Otros solo están desorganizados, lo cual provoca que la factura se pierda  y no llegue a manos de quien realiza este tipo de pagos. En cualquiera de los  casos nada  será saldado hasta enviar un aviso al responsable de que la cuenta aún  está pendiente.

Pista: Los primeros contactos de cobranza generaron acciones, lo mejor que procede en estos casos es hacer un recordatorio amable al cliente de la deuda (ya sea por teléfono, SMS o email).

  • Incapacidad de pago: El cliente no tiene como cumplir porque sus gastos operativos superaron las ventas. Tiene problemas para recolectar sus deudas por lo que debe limitar los pagos a sus proveedores. Cuando intentamos  indagar qué lo ha detenido, o  él garantiza que todo está bien y salda, o podría confirmar  que sí existe un motivo que debe ser tomado en cuenta.

Pista: Una extensión en los plazos de pago es solicitada.

Sincerarse con el cliente para saber que pasa  y ofrecer tiempo para que pueda saldar sus facturas, constituye una buena práctica y te suma puntos, cualquiera que esté pasando por dificultades económicas aprecia un período de gracia.

  • Insatisfacción: Significa que el cliente no está contento con la relación o tiene reclamos de los productos  y servicios (ejemplo: despacho retrasado) o es posible que los productos vendidos no los están comprando.

Pista: El cliente suele indicar el problema por el cual está insatisfecho.

Todos los esfuerzos deben ser dedicados a encontrar la razón de la insatisfacción y repararla, ya que este mismo problema puede ser motivo de disgustos para otros clientes.

  • Inconsciencia  de uso: Se refiere a que el cliente no sabía que estaba incurriendo en esos gastos mientras solicitaba el servicio y ahora no paga porque considera que es responsabilidad del proveedor advertirle de la situación.

Pista: Recibirás sorpresa y posible molestia por la notificación de la deuda.

Es recomendable averiguar por qué el cliente no está enterado del servicio (por error propio o de la empresa) para tratar de llegar a un acuerdo en el cual ambos sientan conformidad.

  • Fraude: Indica que el cliente tiene la intención de quedarse con el producto o servicio sin pagarlo.

Pista: Número de contacto fuera de servicio, datos falsos, incumplimiento de promesas.

Cuando se presenta esta situación no hay mucho que hacer más que proceder legalmente, aunque a veces, el costo del procedimiento es mucho mayor que el monto de la deuda.

Recuerda  que somos  nosotros los de mayor interés  en que el pago se realice, así que determina las razones principales por la falta del mismo,  y trabaja en políticas que te ayuden a lidiar con esto de una manera más fácil, es importante que tengas a mano toda la información sobre la situación de tu cliente, logra esto con Nimbox.

Te ayudamos a entender rápidamente cada caso con un análisis simple. Podrás identificar rápidamente a qué cliente llamar, registrar las excusas y promesas como notas y tareas y  mantener actualizada toda la información de contacto, logrando que el manejo de tu empresa sea más fácil para todos.

 

 

 

 

Los 5 objetivos típicos de un contacto de cobranza

Los 5 objetivos típicos de un contacto de cobranza.

Por , el 7 de Marzo de 2017, en Cobros, Gestión

Podemos pensar que el contacto de cobranza inicialmente es solo para “cobrar” como la misma palabra lo indica, pero hoy en día el término  se atribuye a varios usos. Al realizar este proceso no solo “cobramos”, si no que realizamos un grupo de acciones cuyo objetivo será la recolección exitosa de una deuda y que ese proceso no culmine en la pérdida de un cliente.

Este tipo de llamadas cuenta con una serie de pasos muy importantes, más,  en el presente, aunque sean seguidos meticulosamente, para el agente de cobros representa  un reto  obtener el resultado que se desea.  Esto es gracias al crecimiento y desarrollo de las herramientas de escape del deudor, así como la cooperación constante  del medio que lo rodea para esquivar la gestión.

Por esto es importante saber todos los usos que le podemos dar a un contacto de cobranza, para poder aprovechar y obtener el máximo. Entre los principales tenemos:

  1. Recordar: Es un mensaje breve, algún comunicado o recordatorio de cobro  en el que se busca que el cliente tenga presente la deuda. Esto puede incrementar considerablemente la probabilidad de pago, cuándo escogerlo? Cobranza preventiva – Clientes nuevos – Deudas recién vencidas

Ejemplo: “… Le recuerda que tiene una deuda de…. Agradecemos la cancelación de la misma…”, “Recuerde que le quedan 5 días para el vencimiento de su factura”

     2. Eliminar barreras de pago: Consiste en asegurar al cliente los documentos o insumos que puedan impedir la realización del pago, cuándo escogerlo? Cuando la excusa del cliente es que              falta algo del lado del proveedor.

Ejemplo: Cliente: “Para emitir el pago necesito tu RIF actualizado”, “… Solicitar los datos de la persona encargada de las cuentas por pagar

     3. Generar acciones del lado del cliente: Se trata de realizar contactos orientados a que el cliente se comprometa a actuar sobre la deuda  y siempre estar encima de sus promesas para que            cancele, cuándo escogerlo? A partir de la primera excusa.

Ejemplo: “… Estoy revisando el estado de cuenta y no veo el pago que prometió ayer. ¿Cuándo va a realizarlo?”, “Solicitar envío del comprobante de retención…”

  4. Presionar: Es generar sentimientos de pena, culpa o miedo en el cliente para que este cumpla con la deuda. Los mensajes utilizados tienen implícitos una amenaza de castigo, cuándo                       escogerlo? Cuentas complicadas donde el cliente no quiera pagar y se sospeche de Fraude.

Ejemplo: “… Debe cancelar para mañana o estaré obligado a escalar su caso al departamento legal”, “… Tendremos que suspender el servicio que venimos prestando”

     5. Cambiar reglas o condiciones: Notificar al cliente para que conozca las nuevas políticas de negociación con el proveedor. Estos cambios suelen estar atados a problemas de pago con el               cliente, cuándo escogerlo? Luego de hacer efectivo el cambio de las reglas de la negociación, se da castigo aplicado luego de la amenaza.

Ejemplo: “…Notificarle que su crédito ha sido retirado por retraso en los pagos…”, “…Renegociar la deuda a tres plazos…”

Adicional a lograr el objetivo principal de un contacto de cobranza, la empresa debe de buscar que la gestión sea eficiente  y siempre tratar de hacer más con menos, ayúdate de tecnología que facilite el proceso.

En Nimbox ponemos a tu disposición un sistema que te permite triunfar en tus cobros, identificando la situación de cada cliente  y mejorando la interacción con ellos, todo en un solo lugar!!!!

 

 

 

Los canales más usados para realizar la gestión de cobros

Los canales más usados para realizar la gestión de cobros.

Por , el 23 de Febrero de 2017, en Cobros, Gestión

Tradicionalmente los medios utilizados para realizar el contacto de cobranza  eran las llamadas telefónicas y las visitas personales, pero gracias a la evolución tecnológica  surgen  nuevos canales de comunicación   que se colocan a disposición del sector financiero y  que uniéndose a los canales acostumbrados, hacen  más cómoda la gestión de cobros.

Dicho esto, es indispensable que las instituciones financieras se adapten,  para cubrir las necesidades de los clientes  al ofrecer las ventajas que tienen todos los medios. Estos canales promueven un vínculo   importante entre el cliente y la empresa, por la funcionalidad y comodidad que otorgan al proceso.

Además de que estos canales se pueden utilizar  para realizar una gestión preventiva mediante el  envío de mensajes  automatizados a cuentas cuyos pagos están a pocos días de expirar y  de esta manera evitar el proceso de cobranzas innecesarias para  estos clientes. Dentro de los medios más comunes, podemos citar:

Las Llamadas.-

Se hará una llamada con el fin de gestionar el cobro y puntualizar una fecha de pago. Esta llamada se realizará a teléfonos fijos o celulares.

¿Cuándo escogerlo?

Clientes nuevos, cuentas problemáticas  y buenos clientes que prefieran este trato.

Ventaja.

Suele ser la forma más efectiva para generar acciones de pago.

Desventaja.

Es el canal más costoso por el tiempo que le toma al operador  la comunicación.

SMS (Mensajes de Texto).-

Un mensaje de cobro de cuota o pago atrasado puede ser enviado al cliente, indicando el monto y la fecha de pago, los días de mora (siempre que aplique) y el valor a pagar. Éste mensaje podrá ser enviado al número de su teléfono celular.

¿Cuándo escogerlo?

Clientes naturales,   con los que se tenga un trato cercano y donde el dueño de la compañía sea la persona que paga.

Ventajas.

Excelente recordatorio de pago y un mecanismo personal de contacto, además toma poco tiempo al cobrador.

Desventajas.

No todos aprecian que se les contacte al celular,  además el cliente no genera compromisos con el cobrador.

Email.-

Al igual que los SMS, el correo electrónico es una de las maneras más utilizadas para recordar al cliente sus pagos a través del envío de facturas o mensajes y resultan fácilmente programables si se cuenta con un software  que complemente el proceso.

¿Cuándo escogerlo?

Con clientes corporativos, personas difíciles de ubicar, departamentos de cuentas por pagar y aquellos que así lo soliciten.

Ventajas.

Es altamente efectivo para la cobranza a empresas grandes, permite que el cliente responda y es el más económico de los canales de cobranza.

Desventaja.

Hay perfiles que no responden a este tipo de recordatorios.

Terceros.-

En el proceso de cobranza,  un método efectivo para aquellas cuentas en donde los métodos antes mencionados no dan el resultado esperado. Se trata de un mediante, una persona que se incluye en el proceso para agilizar la gestión y lograr resultados.

¿Cuándo escogerlo?

Cuando el nivel de influencia sobre el cliente sea alto, cuando la discusión entre las partes no está generando resultados o cuando el dueño de la relación lo solicita.

Ventaja.

Es el recurso a utilizar en las cuentas complicadas.

Desventajas.

Es el más costoso de todos los canales porque consume tiempo del cobrador y del tercero. Solo debe ser utilizado en cuentas retrasadas y nunca con ligereza.

Sin duda, contar con diversas opciones de contacto resulta de mucho valor para la empresa, facilitando la gestión de cobros y aumentando la posibilidad de comunicación y respuesta por parte del deudor. Ayúdate de herramientas que complementen y faciliten tu proceso, para esto, tu respuesta es  Nimbox. Nuestro software  te permite simplificar  tus  procedimiento, mejorar la interacción con tus clientes y mantener el control de qué pasa y cuándo pasa, todo al alcance de tu mano.

La excusa y la promesa como los elementos finales de una llamada de cobranzas

La excusa y la promesa como los elementos finales de una llamada de cobranzas.

Por , el 20 de Febrero de 2017, en Cobros, Gestión, Sin categoría

Una buena llamada de cobranzas debe culminar con una excusa y una promesa. La excusa permite entender por qué no se está recibiendo el pago. La promesa permite mantener el compromiso del lado del cliente. Por supuesto que siempre estamos buscando un pago, pero generalmente esto es lo que recibimos.

Ambas deben ser registradas en la historia del cliente, y ya que varias personas tendrán acceso al expediente, deben ser colocadas de la forma más detallada posible y sin omitir ninguna información.

Las notas.

Se definen como un escrito breve donde se da especificaciones sobre algo. Existen notas buenas y malas.

Las buenas explican claramente lo que se aprendió durante el contacto. Las notas escritas sobre un cliente forman la historia de la relación  y responden tres preguntas: ¿Con quién hablé?, ¿Por qué no ha pagado?, ¿Cuál es el próximo paso?

Ej: “Hable con Marisol quien me indicó que el pago no se realizó porque el gerente estaba de vacaciones y no han podido realizar pagos. Se comprometió a presentarle la factura hoy en la tarde y realizar el pago mañana”

Las malas solo indican el resultado de la llamada sin responder con quien hablé o porque no ha pagado.

  • Ej.: “No hay pago para esta semana”.

“La excusa” como nota.-

¿Qué contiene?

  • ¿Quién? La persona del lado del cliente con quien se sostuvo el contacto.
  • ¿Por qué? La excusa de porque el cliente aún no ha pagado.
  • ¿Qué acordé? El compromiso que obtuve del cliente.
  • Uno o varios hashtags categorizando la nota.

Ejemplos:

“Hable con pedro. No canceló porque traspapeló la factura pero mañana podemos enviar al vendedor a retirar el pago” .

“Maribel indica que ya cancelo con el deposito número 23763172736” .

“La promesa” como tarea:

  • ¿Qué hago? Lo que yo voy a hacer para perseguir la promesa del cliente.
  • Debe ser accionable.
  • Puede estar dirigida a otra persona dentro de la organización en cuyo caso hay que definir el supervisor.

Ejemplos:

“Buscar el cheque del día…”.

“Llamar de nuevo al cliente el día…”.

“Conciliar el pago de este cliente, asignado a Gabriela”.

“Enviar copia de la factura al cliente”.

“Verificar el pago”

El Control  será  tu mejor herramienta, es natural  subestimar el poder del reporte, siendo esta  la única forma de registrar el trabajo realizado con una cuenta específica y determinar que tanto funciona lo establecido en la práctica.

El trabajo de cobranzas puede ser duro, simplifícalo con  en Nimbox. Ponemos a tu disposición tecnología  que te permite triunfar en tus cobros. Revisa las excusas que están dando los clientes y la cantidad de contactos que se están haciendo, lleva el control de las llamadas y asócialas a una nota. Sigue tus cobros más de cerca y no te pierdas los detalles.

Información requerida para realizar una llamada de cobranza efectiva

Información requerida para realizar una llamada de cobranza efectiva.

Por , el 13 de Febrero de 2017, en Cobros, Gestión

Una llamada de cobranza efectiva va mucho más allá  de levantar el teléfono, marcar el número del cliente  y reclamarle que pague. Requiere preparativos previos, un personal calificado y los recursos  técnicos adecuados.

Llamar a lo loco no sirve de nada.  Necesitas implementar  una estructura concreta y tener métodos debidamente  detallados. Un jugador muy importante es el gestor de cobros, quien debe tener a mano  todo lo indispensable sobre la deuda  (nombre, monto, historia, tipo de cliente, etc.), debe tener la preparación para poder responder adecuadamente posibles excusas.

No todos los clientes tienen la misma relación con la empresa, y es algo muy importante a considerar al realizar la gestión de cobros. Así mismos, existen esos cuyo comportamiento durante la gestión  e historia de pago, te ayudan a determinar un patrón. Este tipo de comportamiento tan característico resulta en un trato especial.

A continuación, detallamos que  tipo de información (además de la obvia)   se debe tener en cuenta a la hora de la cobranza.

Sobre el cliente: Además de todos los detalles concernientes a la deuda,  información personal e historial de cobros del cliente, existen especificaciones que debemos saber:

  • Tiene una relación estrecha con el dueño.
  • Somos un proveedor estratégico para él, por su tipo de comercio.
  • Comprendo su facturación a través del impuesto que declara.

Sobre las interacciones: Saber cómo se comporta nuestro cliente  durante la gestión de cobros nos dará ventaja a la hora de realizar el proceso:

  • Lo llamo 4 veces en promedio antes de recibir el pago.
  • Incumple promesas de pago.
  • La excusa tiene sentido.

Sobre las facturas y cobros:Conocer qué hace tu cliente, cómo y cuándo realiza los pagos y sus hábitos de comercio es de vital importancia para la gestión:

  • Me compra 20 veces en el año.
  • Se retrasa en promedio 5 días.
  • Ningún cheque devuelto.

El éxito de una llamada de cobranza no será posible si no tienes a mano un banco de datos repleto  con toda la información de tu cliente, por eso es importante contar con un programa informático adecuado donde puedas  actualizar todo lo relativo a esa deuda, donde registres todas y cada una de las llamadas, las excusas y promesas. Para esto y más, cuenta con Nimbox.

Explora los últimos contactos con  tus clientes, entérate de  qué están diciendo, asígnales etiquetas para designar una categoría que facilite la cobranza, acorta procesos, optimiza procedimientos, facilita tu gestión en todo el sentido de la palabra.

Los tres problemas principales en la gestión de cuentas por cobrar  y sus soluciones.

Los tres problemas principales en la gestión de cuentas por cobrar  y sus soluciones.

Por , el 9 de Febrero de 2017, en Cobros

La gestión óptima de cuentas por cobrar es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Realizar el seguimiento adecuado será la clave para el éxito en el proceso, además de contar con una previsión bien estructurada.

Esta tarea se puede tornar sumamente compleja, por esto es de gran utilidad tener en cuenta las dificultades más comunes que se pueden presentar en el proceso de cobros y sus posibles soluciones.

1-Definir qué hacer.-

Para iniciar la gestión de cobros lo primero que hay que hacer es definir por donde comenzar. El problema es que muchas veces la falta de organización dificulta el comienzo y por tanto el desarrollo del proceso. Esto se debe a problemas de:

  • Estructura: Es difícil consolidar toda la información para tener la situación completa.
  • Procedimientos: No hay políticas bien definidas que permitan priorizar los contactos.
  • Seguimiento: Es fácil que deudas viejas o pequeñas queden desatendidas.

Enfocarse en crear  procesos que  definan que hacer y cómo hacerlo para determinar una ejecución adecuada es siempre un buen comienzo.  Hay que tener en cuenta siempre las prioridades  y saber que siempre será más sencillo cobrar una cuenta vigente que una vencida. Además, es recomendable que  toda la información  esté en un solo lugar y sea del dominio de todos.

2- Realizar el contacto. –

Además de contar con un personal capacitado en la materia y con la eficiencia suficiente para trabajar con los clientes, es vital que nuestra base de datos este en perfectas condiciones, en este tema, pueden presentarse dificultades de:

  • Almacenamiento: La información de clientes está diseminada en múltiples lugares.
  • Plataformas: La historia del cliente está en cuadernos, hojas de Excel y la memoria del cobrador.
  • Registro: El contacto con el cliente no siempre es documentado.

Asegúrate que tus empleados tengan a mano toda la información organizada y estructurada correctamente,  para realizar la gestión, así como el dominio total de las herramientas necesarias. Seguir el procedimiento establecido es fundamental, de nada sirve crearlo, si en la práctica no han de seguirlo.

3-Reportar la gestión.-

Luego de realizar la cobranza, es fundamental conocer el resultado de la misma para hacer un seguimiento efectivo y evitar el doble trabajo, pero estar al día con el reporte de la gestión de cuentas por cobrar no siempre resulta fácil, existen conflictos en:

  • Herramientas: El registro de la gestión suele hacerse en cuadernos y hojas de Excel de difícil acceso.
  • Métricas: Es difícil medir la situación actual de las cuentas por cobrar y de las actividades realizadas.
  • Reportes: Mucho trabajo que no se ve y a veces no se aprecia.

El Control es tu aliado, muchas veces es subestimado el poder del reporte y es la única forma de registrar el trabajo realizado con una cuenta específica y determinar que tanto funciona lo establecido en la práctica.

Si para ti se ha convertido en un verdadero problema la gestión de cuentas por cobrar,  en Nimbox ponemos a tu disposición una aplicación que te permite realizar una cobranza exitosa, identificando rápidamente a qué cliente contactar y mejorando la interacción con ellos, todo en un solo lugar.

 

Neumotórax económico

Por , el 25 de Octubre de 2013, en Finanzas

Se conoce como neumotórax al colapso del pulmón, que impide que este se llene de aire y funcione con normalidad. La situación que vive la economía venezolana pudiera eventualmente llegar a un colapso al igual que el pulmón, impidiendo su funcionamiento producto de una escasez aún mas acentuada y escenarios de hiperinflación.

Cada vez hay menos cosas que comprar y más bolívares circulando en la economía. Si creemos en la teoría del mercado, esta contracción en la oferta y el incremento en la demanda de bienes, hace que los precios aumenten para conseguir un nuevo equilibrio, produciendo inflación.

Para frenar la inflación el gobierno ha introducido, desde hace algún tiempo, controles de precio sobre algunos rubros. Estos precios se encuentran por debajo del equilibrio de mercado, incentivando el consumo adicional y generando así la escasez.

En el corto y mediano plazo se prevé todavía menos cosas que comprar y más bolívares en la economía. Si ya la inflación anualizada ronda el 60% y tenemos los índices de escasez más elevados de los últimos cuatro años, es de esperarse que la economía llegue a un eventual colapso si se continúa por el mismo camino.

Cada vez hay menos cosas que comprar

El índice de escasez de los bienes del INPC se ubicó para septiembre del 2013 en un 21,2% según datos del BCV, y según el economista José Manuel Puente esta tasa se ha triplicado en los últimos 4 años.

Esto se explica por dos razones, la primera es que cada vez se traen menos cosas. Si bien los montos en dólares de las importaciones se han mantenido en los últimos 3 años, la sobrefacturación ha venido creciendo rápidamente y alcanzó su monto más elevado en el 2012, según el economista Pedro Palma la sobrefacturación anual asciende a 20 mil millones de dólares.

La segunda razón obedece a la disminución de la producción nacional. El economista José Manuel Puente expone que en los últimos 10 años el sector manufactura se ha visto afectado de manera importante, promediando un leve crecimiento de 1,6% anual con fuertes contracciones en los últimos 5 años.

Por otra parte todo apunta a que la situación seguirá empeorando por falta de divisas. Las reservas internacionales han pasado de treinta mil millones de dólares a tan solo tres mil quinientos en los últimos 10 años. Adicionalmente en los últimos dos años se han perdido cerca de 400 mil barriles diarios de producción petrolera, ubicando la producción neta para exportar en 1,7 millones de barriles diarios según comenta el economista Asdrúbal Oliveros.

La cantidad de bolívares en la economía sigue aumentando

Según el economista Pedro Palma, la base monetaria o M2 se ha incrementado en un 64% en los últimos 12 meses. El origen de este incremento se debe a una política de gasto público expansiva.

De acuerdo con las cifras estimadas por el economista Miguel Ángel Santos, el déficit real del presupuesto nacional del 2012 se encuentra cerca de 16% del PIB, comparado con cerca del 3% que reportó el FMI como promedio en Latinoamérica para el mismo año. Y de acuerdo con lo que expone el economista José Manuel Puente el presupuesto del 2013 ya contemplaba un incremento del 30% para febrero del presente año.

Gran parte de esta deuda esta siendo financiada por el BCV, hasta la fecha las empresas estatales en su totalidad adeudan a esta entidad cerca de 284 mil millones de bolívares según comenta el economista Pedro Palma.

El mercado no perdona

La teoría de mercado expone que es posible conseguir un equilibrio cuando la oferta y la demanda interactúan, determinado por un precio y una cantidad finita de un producto. Variaciones en la oferta y la demanda inciden sobre el precio y la cantidad.

En el caso de Venezuela, la reducción de la oferta producto de las restricciones en la producción y la importación, tiene como consecuencia inmediata el aumento en los precios, generando inflación.

Para prevenir esta inflación, el gobierno estableció controles de precios desde hace algún tiempo. Estos precios suelen estar por debajo del precio de equilibrio, incentivando un consumo excesivo de los bienes y generando escasez.

Por otra parte la expansión del gasto público se traduce en un aumento en la demanda, este incremento determina un mayor precio acentuando el problema de inflación. De igual forma este aumento incrementa la cantidad demandada, ampliando la brecha entre lo existente y lo necesitado generando aún más escasez.

Un Futuro complejo

Según el economista Ricardo Hausmann la inflación anualizada hasta el mes de septiembre en Venezuela se encuentra cerca del 68%, sin lugar a dudas la inflación más alta del mundo. De igual forma el economista expone que los índices de desabastecimiento son comparables con economías en guerra.

En teoría los controles de precios tienen por objetivo frenar la inflación, pero por el contrario generan escasez y parecen no ser efectivos en frenar la primera. Por otra parte las políticas de gasto público expansivas parecieran agravar la situación, incrementando la disposición a pagar precios más elevados y a demandar mayores bienes producto de un excedente de liquidez.

Todo apunta a que ambas tendencias se mantendrán igual al menos en el mediano plazo, teniendo como consecuencia aún mayores niveles de escasez e inflación, la pregunta pertinente sería: ¿Cuánto tiempo más podremos postergar este colapso pulmonar de la economía?.

Roberto Gómez
rgomez@nimbox.com

Tips para combatir la inflación

Por , el 6 de Julio de 2013, en Finanzas

En función de las distintas fuentes disponibles, la inflación estimada en Venezuela, para al año 2013, será entre 40% y 50%. Definitivamente será una de las inflaciones más altas del mundo lo que requerirá que las empresas tomen precauciones para no verse afectadas de forma negativa.

En un ambiente de alta inflación, la mayor preocupación de una empresa debe ser la protección del valor del “Capital de Trabajo” entendido como: (1) la caja, (2) las cuentas por cobrar, y (3) el inventario. Estos tres elementos van perdiendo valor en la medida que se enfrentan al efecto inflacionario. Con una inflación aproximada del 45%, estamos hablando de una pérdida de casi 5% mensual. Protegerse de esta pérdida requiere tomar las siguientes precauciones:

Optimizar el nivel de caja

La caja corresponde al dinero en las cuentas bancarias. Mantener este dinero en las cuentas corrientes genera una pérdida en la capacidad de compra del 5% mensual. La clave es mantener el mínimo nivel de caja en las cuentas corrientes para garantizar la continuidad operativa y mover cualquier excedente a otras inversiones. Estas inversiones se pueden hacer en instrumentos financieros, como certificados de depósito en bancos, o en materia prima, entendiendo que los precios de las mismas están sujetos a las mismas presiones inflacionarias.

Cobrar más rápido y con mayor control

Las cuentas por cobrar son dinero de la empresa que todavía no está en sus manos. Este dinero en manos de los clientes genera el mismo 5% de pérdida mensual en la capacidad de compra. La clave es cobrar más rápido y con mayor control para aumentar la posición de caja de la empresa y protegerse contra el efecto de la inflación. Nuestra herramienta, nimbox, ofrece un método que permite acelerar la cobranza.

Fijar las precios del inventario en función del costo de reposición

El inventario son los bienes que la empresa tiene para vender. El principal efecto de la inflación es que el costo de reposición de estos bienes, o de la materia prima necesaria para fabricarlos, va también aumentado de forma progresiva. La clave es ajustar los precios de venta cuando el costo de reposición suba, o cuando se sospeche que va a subir. De esta forma se garantiza que el inventario siempre se puede reponer con los ingresos generados con las ventas de los bienes.