Modelo de un email de cobros

Recordatorio de Pago [NOMBRE EMPRESA QUE COBRA] (US$ 123.427,72)

Estimado [NOMBRE DEL CLIENTE]:

Reciba un cordial saludo de parte de [NOMBRE EMPRESA QUE COBRA]. Después de revisar su estado de cuenta hemos identificado que tienen [2] facturas vencidas por un monto de [$ 123.123,12], la más antigua ya tiene [84] días vencida (anexo conseguirán el estado de cuenta y las facturas).

Necesitamos confirmación de la fecha esperada de pago de estas facturas.

Para nosotros es muy importante que todos nuestros clientes se mantengan al día en sus pagos para continuar brindándoles el nivel de servicio al que están acostumbrados.

Atentamente,

Andrea Figuera
Departamento de Cobros
+1(829)412-3122
afiguera@nimbox.com

Instrucciones de pago

  • Emitir cheque a nombre de Nimbox Dominicana SRL.
  • Realizar depósitos o transferencias a las siguientes cuentas:
    • Banco Mercantil: 0105-0091-58-1094324268
    • Banco Provincial: 0108-0950-99-0104443717

Notificación del pago

  • Preparar el soporte de pago con la siguiente información:
    • Fecha de pago.
    • Número de factura o facturas pagadas.
    • Banco y número de cuenta donde se realizó el pago.
    • Monto del pago.
    • Número de referencia del depósito o transferencia.
  • Enviar el soporte de pago
    • Email: pagos@nimbox.com
    • Fax: +1(809)540-4082
    • Oficina: +1(829)540-4082.

Estado de cuentas y facturas anexas

8 tips para escribir un buen email de cobros

Escribir un buen email de cobros no es fácil. Tiene que ser simple, educado, preciso, y efectivo. En nuestra experiencia, hemos visto que un buen email de cobros cumple con 8 principios:

Tiene un título descriptivo y con sentido de urgencia.

Hay que hacer todo lo posible para que los emails que enviamos sobresalgan dentro de ese mar de emails que recibimos diariamente. Títulos de email como: “Recordatorio de pago”, “Aviso de cobro”, “Factura vencida” o “Información”, no son suficientemente descriptivos. Un título como: “Recordatorio de Pago [nombre de la empresa que cobra] (84 días de atraso)”, da mucho más información y sentido de urgencia.

Identifica el nombre de la empresa que solicita el pago.

Hemos visto muchas veces que el contenido del email no contiene el nombre de la empresa que está realizando la gestión de cobros. Es un detalle simple pero muy fácil de olvidar. Generalmente se puede comenzar el email con “Reciba un cordial de saludo de [nombre de la empresa que cobra]”.

Presenta la situación claramente e invita a la acción deseada.

En la menor cantidad de palabras hay que describir muy bien la situación y presentar la acción que se requiere. La situación suele ser: “tiene la factura A-3212 con 84 días vencida y un monto de 123.232,12”. La acción puede ser: “necesitamos que nos confirmen la fecha de pago de esta factura”, “o necesitamos que nos den la fecha para enviar a retirar el cheque”.

Incorpora estados de cuenta y facturas.

Para que la comunicación entre el departamento de cobros y el de pagos sea efectiva, es necesario que ambas partes tengan los detalles de los documentos sujetos al cobro. Es por esto que enviar un estado de cuenta y el detalle de las facturas, para las cuales se está haciendo la gestión de cobros, es muy importante.

Describe las formas posibles de realizar los pagos.

La mayoría de las empresas ofrecen múltiples opciones para realizar los pagos. En cada email de cobros deben estar explicadas todas las opciones de pago que puede utilizar el cliente. También es necesario incorporar todos los datos fiscales para que el departamento de pagos tenga a su disposición toda la información relevante.

Enumera los datos necesarios para notificar el pago.

Todas las empresas han pasado por una situación donde ven un depósito en las cuentas bancarias y no hay forma de saber a qué cliente corresponde. Muchas veces las empresas no saben qué información enviar para notificar que se realizó el pago. Generalmente hay que solicitar: fechas, números de facturas, bancos y números de cuenta, montos, y números de referencia.

Detalla las formas de contactar al departamento de cobros.

Hay que recordar todas las formas para contactar al departamento de cobros, ya sea pare resolver dudas o para notificar pagos. Es sumamente importante que siempre estén disponibles los números de teléfono, fax y correos electrónicos. Hay que ponerle todo muy fácil a la empresa que desea realizar un pago.

Maneja el tono correcto en función del nivel de antigüedad de la deuda.

La cobranza efectiva requiere manejar tonos diferentes para diferentes situaciones. No es lo mismo enviar un recordatorio de pago para una factura que se vence en un par de días, que enviar una notificación para otra factura que tiene 120 días vencida.

En general las empresas manejan 3 niveles de urgencia en el tono de los emails de cobranza: (1) el recordatorio amigable que se envía justo antes o recién vencida la factura (“le recordamos que tiene estas facturas”), (2) la notificación de preocupación de no haber recibido el pago cuando ha pasado un tiempo significativo (“estamos preocupados porque no hemos recibido el pago”), y (3) el aviso de cobro con una insinuación de acción más agresiva después de haber pasado ya bastante tiempo (“te estamos enviando a legal”).

* * *

Cada empresa tiene situaciones diferentes, pero en cada una de estas situaciones siempre es útil pasar por estos 8 principios para estar seguros que el email que se está enviando es útil para que la otra parte realice y notifique el pago.

Las 4 características del proceso de influencia en tus cuentas por cobrar.

La gestión de cobros implica capacidad de escucha,  persuasión  y resolución de problemas, todos ellos elementos de un proceso de negociación efectiva. Otro de los componentes primordiales en proceso de cuentas por cobrar es la influencia.

Influir  se define como  un  proceso de naturaleza social por el cual un individuo o grupo logra que otro actúe de forma distinta, es el poder ejercido sobre otra persona, en sus actitudes y sobre su conducta para lograr un objetivo.  La influencia es tan significativa que se le considera  la base del liderazgo. El poder, la política y la negociación son maneras muy conocidas de intervenir en la forma de actuar de los demás.

Pocos cobradores son conscientes de que su día a día se basa en procesos de negociación e influencia, y es sabido que gracias a que estos se niegan a negociar con los clientes, muchas carteras tienen altos porcentajes de impago.

Dependiendo de tu tipo de cliente, su historia  y de algunas características a tomar en cuenta, existen varios métodos de influencia. Por un lado tenemos la sugerencia que consiste en dar al  influido diferentes opciones y que este elija la que más le conviene. La persuasión en la cual, el  influyente da su opinión sobre cada una  de las diferentes opciones presentadas, siempre con el objetivo de que el agente influido realice su voluntad.

Por último la autoridad que aparece cuando ya no existe la opción de realizar  una elección para  el  influido,  porque el influyente lo ha hecho con anterioridad. No hay autonomía, cuando hablamos de  autoridad, nos referimos   a un superior, cabeza o líder.

Para lograr éxito en el proceso de influencia, debes tener en cuenta lo siguiente:

Influenciar es situacional.-

La capacidad de influenciar a otros depende dramáticamente de la situación: ambiente, relación con la persona, base de poder, etc.

Evalúa toda la situación.-

Influenciar es un proceso, no un evento.

Generalmente influenciar toma tiempo.  No es algo que ocurre en un momento.

Tómalo con calma.-

Influenciar requiere múltiples tácticas

Investigadores han identificado diez tácticas comunes de influencias que suelen ser utilizadas en las interacciones. Descubre cuales funcionan para tus clientes y utilízalas en tu beneficio.

Prueba varias cosas.

Influenciar es bilateral.-

Cuando tratas de influenciar a otros debes estar abierto a ser influenciado.  Es importante oír y negociar resultados beneficiosos para ambos. Negarse a este proceso puede traer consecuencias negativas para tu empresa.

Prepárate para ceder.

Influir será la clave para que tu proceso de cobros se realice de una forma más sana y con mejores resultados. Gestiona tus  cuentas por cobrar de forma ágil y simple con  Nimbox. Ponemos a tu disposición un software que te permite realizar una cobranza exitosa, identificando rápidamente qué hacer y cuándo hacerlo, todo al alcance de tu mano.

 

Los cuatro pasos para un contacto efectivo de cobranza.

La cobranza se trata de  una actividad de diálogo y convicción entre personas, el éxito o fracaso de la gestión dependerá de que tan eficiente y oportuna sea, tu actitud y preparación, y el empeño que pongas para cumplir el objetivo final.

Ante todo, ¡organízate!  Todas las cuentas son cobrables pero nunca intentes realizar un cobro, si no estás organizado primero. Prioriza y define qué hacer, ayúdate de las herramientas necesarias y sigue tus procedimientos con conciencia.  Recuerda siempre lo siguiente:

  • Entender al cliente: Toma toda la información disponible del cliente para crear una visión, basada en evidencias  de la situación real e identifica la razón por la que no ha pagado. Dentro de las más comunes tenemos: Olvido, incapacidad de pago, insatisfacción, inconciencia de uso y fraude. Ejemplo: Cliente tiene buena historia de pago y tiene sólo una factura vencida por 2 días.
  • Definir Plan: Convierte el entendimiento del cliente en un objetivo claro para el contacto, sin una comunicación bidireccional, todo resulta en desastre, que tu meta sea eliminar barreras de pago, generar acciones en el cliente presionando siempre que sea necesario  y cuando no funcione, cambia reglas y condiciones.
  • Escoger el canal que permita siempre enviar el mensaje de mejor forma: llamada, email, SMS o terceros (p.ej.: vendedor, o gerente de administración) y define el mensaje que mejor permita alcanzar el objetivo modificando el tono según la situación del cliente. Ejemplo: “Le recordamos que tiene una factura pendiente con monto vencido, le agradecemos su pronto pago” Enviado como SMS.
  • Realizar el contacto: Realiza el contacto a través del canal seleccionado y ajustar la comunicación en función de la respuesta del cliente. Ejemplo: Llamada al cliente para lograr que salga el cheque de primero.
  • Registrar resultado: Registra un resumen de lo que se dijo y los acuerdos que se alcanzaron  y coloca un  recordatorio sobre los compromisos para realizar seguimiento. Ejemplo: Registro del olvido del cliente como una nota  y registro de la fecha esperada de pago como una tarea.

Contar con un software que te permita realizar todo lo anterior, facilitará el proceso de gestión y seguimiento de tus cuentas por cobrar. La posibilidad de tener todo en línea representa  progreso para las empresas que adoptan esta tipo de herramientas.

Gracias a Nimbox, esto es posible. Nuestro enfoque es simple, hacer tu trabajo más fácil.

Razones que hacen que se descarrile el proceso de cobros.

Implementar políticas bien definidas en el proceso de cobranza es indispensable para su éxito. Pero aunque una empresa este bien estructurada en cuanto a procedimientos  se refiere y los mismos sean seguidos por todo el personal, se pueden presentar fallas que resultan en el descarrilamiento de la gestión de cobros.

La falta de condiciones de cobro y pago bien establecidas, así como no contar con el seguimiento de las mismas, provocará, además de problemas internos, una mala percepción frente a nuestros clientes y proveedores. Deben existir normas firmes  y claras para la empresa, que deben ser flexibles para adecuarse a situaciones especiales.

Esto no solo se limita a establecer un proceso, existen un grupo de causas, que pueden llevar al desastre. Por  tanto, conocer esas razones  que provocan el descarrilamiento de la gestión de cobros será fundamental, no solo para detectarlas y combatirlas, también para prevenirlas. Algunas razones son:

Ejemplos de Motivación:

  • Los incentivos no son los correctos o para el empleado es imposible alcanzar las metas.
  • Cada vez que el jefe le habla es para reclamarle, nunca para reconocer su esfuerzo.
  • El cobrador tiene la atención del superior en otros temas.

En todos los procesos establecidos, no  podemos olvidar a nuestro personal, uno de los mayores activos de la empresa. El empleado debe tener las condiciones óptimas para realizar su trabajo, sentirse motivado (en todas las formas posibles) y además saber que cuenta con sus líderes en todo momento para atender quejas y sugerencias.

Ejemplos de Habilidades:

  • La recepcionista fue trasladada a cobranza sin ningún tipo de entrenamiento sobre la actividad.
  • El cobrador tiene problemas de comunicación por lo que sus llamadas no son efectivas.
  • Cuando se presentan situaciones de cobranza difíciles, continúa haciendo recordatorios sin variar la estrategia.

Asegúrate de que tus empleados estén capacitados en todo  el tema de la cobranza, al día con las nuevas técnicas de cobros y además 100% preparados para enfrentar las diferentes situaciones que se pueden presentar y dar respuesta a los clientes y sus excusas.

Ejemplos de Falta de seguimiento:

  • El dueño no le hace seguimiento a las cobranzas por los que no puede detectar que algo está mal hasta que es demasiado tarde.
  • Nadie le presta atención al trabajo del cobrador permitiendo que los problemas se perpetúen y agraven.

La carencia de control de los procesos de cobros podría ser la causa de  una pérdida de credibilidad por parte de los clientes, y estos pueden que se sientan en el derecho de relajar sus políticas de pago. El seguimiento en toda la gestión y sus componentes, es la clave.

Ejemplos de Volumen inmanejable:

  • Las ventas se triplicaron y sola hay una persona que cobra.
  • El cobrador esta sobrecargado y nadie se detiene a observar su labor para notarlo.

Por cuestiones de ahorro, es aceptable querer aprovechar los recursos al máximo, esto es permitido  siempre y cuando no caiga en abuso. La empresa debe saber cuándo  es hora de disponer de nuevo personal que aligere la carga. También es importante contar con un sistema de distribución justo, donde los empleados trabajen con equidad y puedan dar toda su capacidad.

En definitiva, el manejo incorrecto de los procesos de cobranza, de las políticas  y  del personal, resultaran en la búsqueda obligatoria de soluciones costosas. Un seguimiento meticuloso es necesario para que todos los cobros lleguen a buen fin.

La informática se presenta como el mecanismo principal para lograr eficiencia y rapidez en los departamentos de pagos y cuentas por cobrar. Para una correcta gestión Nimbox es tu solución. Identifica la situación  de cada cobrador y su cliente, revisa los cobros más recientes y las tareas pendientes, simplifica  y al mismo tiempo agiliza. Que el manejo en tu empresa sea más fácil para todos.

Cinco pasos para llevar a cabo una llamada de cobros exitosa.

Para nadie  es un secreto lo difícil que es el proceso de cobros, requiere destreza y mucho seguimiento, todo con el objetivo de lograr el pago por parte de los clientes. En esta gestión, tu recurso humano  es la clave. Puedes contar con la estructura, los procedimientos, la plataforma  y las herramientas, pero sin  un personal que  esté dispuesto a seguir  los intereses de tu compañía, lograr tus objetivos y cuidar a tus clientes, tanto proceso no sirve de nada.

En la gestión es básico tener el deseo de cobrar, ansias de triunfar, y la energía para  lograr torcer la voluntad del deudor y de que éste elija pagar, sin dejar de lado que estamos trabajando con personas que exigen ser tratadas como tal.

Quieres éxito en las  llamadas de cobros?  Sigue estos pasos:

  1. Rompe el hielo: Al comenzar el proceso, da un buen saludo (buenos días, tardes) con voz clara y tono confiado, identifícate (nombre personal y nombre de la empresa) e informa el motivo de la llamada (posiblemente con humor). Es importante siempre tratar de llevar al cliente a nuestro terreno  para que esté receptivo para los pasos siguientes.
  2. Entiende la situación: Se empático, identifica la situación del cliente y ponte en su lugar, siempre buscando la razón real de no tener el pago, e investigando en profundidad con el fin de entender toda la historia.
  3. Busca soluciones: Explora opciones que el cliente puede seguir, ayúdalo a seleccionar entre las acciones  y explícale las implicaciones de cada solución, tratando siempre de que el cliente entienda que lo que menos quieres es perjudicarlo.
  4. Resuelve las objeciones: Trata de influenciar sobre las posibles objeciones  y desarrolla vías de respuesta a las más típicas.
  5. Finaliza con compromiso: Confirma que solución no tiene objeciones y que el cliente y tú están de acuerdo en esto, para seguir con el siguiente pasó que sería  lograr el compromiso  de pago.

Una gestión de cobros sin un buen servicio al cliente, será un fracaso. En el  conjunto de estrategias que una compañía diseña, su factor de diferencia de las demás siempre será su recurso humano, procura darles a tus empleados las herramientas necesarias para poder llevar a cabo su tarea.

Nimbox  es tu aliado, ponemos a tu disposición un software que te permite realizar cobros de una manera exitosa, identificando rápidamente a quien contactar, y  mejorando la relación con ellos, todo en el mismo lugar.

¿Por qué no paga el cliente?

Todo aquel que trabaja en el mundo financiero se ha topado con un cliente moroso,  cuando pasa esto, la primera duda que nos llega a la mente es el porqué de este impago y como acción inmediata nos provoca llamarle y exigirle que pague.

Existen varias causas por las cuales un cliente no paga, ¿cuál de estas es la más frecuente? Sería difícil determinarlo, pero es importante tenerlas en cuenta a la hora de tomar acciones y decidir cobrarles. Podemos citar estas cinco:

  • Olvido, desidia o desorden: Cuando aún no está cerca la fecha de vencimiento, muchos de tus clientes recibirán la factura y la guardarán,  sin programar ningún aviso para realizar el pago, porque esperan que seas tú quien les recuerdes el cumplir con la obligación. Otros solo están desorganizados, lo cual provoca que la factura se pierda  y no llegue a manos de quien realiza este tipo de pagos. En cualquiera de los  casos nada  será saldado hasta enviar un aviso al responsable de que la cuenta aún  está pendiente.

Pista: Los primeros contactos de cobranza generaron acciones, lo mejor que procede en estos casos es hacer un recordatorio amable al cliente de la deuda (ya sea por teléfono, SMS o email).

  • Incapacidad de pago: El cliente no tiene como cumplir porque sus gastos operativos superaron las ventas. Tiene problemas para recolectar sus deudas por lo que debe limitar los pagos a sus proveedores. Cuando intentamos  indagar qué lo ha detenido, o  él garantiza que todo está bien y salda, o podría confirmar  que sí existe un motivo que debe ser tomado en cuenta.

Pista: Una extensión en los plazos de pago es solicitada.

Sincerarse con el cliente para saber que pasa  y ofrecer tiempo para que pueda saldar sus facturas, constituye una buena práctica y te suma puntos, cualquiera que esté pasando por dificultades económicas aprecia un período de gracia.

  • Insatisfacción: Significa que el cliente no está contento con la relación o tiene reclamos de los productos  y servicios (ejemplo: despacho retrasado) o es posible que los productos vendidos no los están comprando.

Pista: El cliente suele indicar el problema por el cual está insatisfecho.

Todos los esfuerzos deben ser dedicados a encontrar la razón de la insatisfacción y repararla, ya que este mismo problema puede ser motivo de disgustos para otros clientes.

  • Inconsciencia  de uso: Se refiere a que el cliente no sabía que estaba incurriendo en esos gastos mientras solicitaba el servicio y ahora no paga porque considera que es responsabilidad del proveedor advertirle de la situación.

Pista: Recibirás sorpresa y posible molestia por la notificación de la deuda.

Es recomendable averiguar por qué el cliente no está enterado del servicio (por error propio o de la empresa) para tratar de llegar a un acuerdo en el cual ambos sientan conformidad.

  • Fraude: Indica que el cliente tiene la intención de quedarse con el producto o servicio sin pagarlo.

Pista: Número de contacto fuera de servicio, datos falsos, incumplimiento de promesas.

Cuando se presenta esta situación no hay mucho que hacer más que proceder legalmente, aunque a veces, el costo del procedimiento es mucho mayor que el monto de la deuda.

Recuerda  que somos  nosotros los de mayor interés  en que el pago se realice, así que determina las razones principales por la falta del mismo,  y trabaja en políticas que te ayuden a lidiar con esto de una manera más fácil, es importante que tengas a mano toda la información sobre la situación de tu cliente, logra esto con Nimbox.

Te ayudamos a entender rápidamente cada caso con un análisis simple. Podrás identificar rápidamente a qué cliente llamar, registrar las excusas y promesas como notas y tareas y  mantener actualizada toda la información de contacto, logrando que el manejo de tu empresa sea más fácil para todos.

 

 

 

 

Los 5 objetivos típicos de un contacto de cobranza.

Podemos pensar que el contacto de cobranza inicialmente es solo para “cobrar” como la misma palabra lo indica, pero hoy en día el término  se atribuye a varios usos. Al realizar este proceso no solo “cobramos”, si no que realizamos un grupo de acciones cuyo objetivo será la recolección exitosa de una deuda y que ese proceso no culmine en la pérdida de un cliente.

Este tipo de llamadas cuenta con una serie de pasos muy importantes, más,  en el presente, aunque sean seguidos meticulosamente, para el agente de cobros representa  un reto  obtener el resultado que se desea.  Esto es gracias al crecimiento y desarrollo de las herramientas de escape del deudor, así como la cooperación constante  del medio que lo rodea para esquivar la gestión.

Por esto es importante saber todos los usos que le podemos dar a un contacto de cobranza, para poder aprovechar y obtener el máximo. Entre los principales tenemos:

  1. Recordar: Es un mensaje breve, algún comunicado o recordatorio de cobro  en el que se busca que el cliente tenga presente la deuda. Esto puede incrementar considerablemente la probabilidad de pago, cuándo escogerlo? Cobranza preventiva – Clientes nuevos – Deudas recién vencidas

Ejemplo: “… Le recuerda que tiene una deuda de…. Agradecemos la cancelación de la misma…”, “Recuerde que le quedan 5 días para el vencimiento de su factura”

     2. Eliminar barreras de pago: Consiste en asegurar al cliente los documentos o insumos que puedan impedir la realización del pago, cuándo escogerlo? Cuando la excusa del cliente es que              falta algo del lado del proveedor.

Ejemplo: Cliente: “Para emitir el pago necesito tu RIF actualizado”, “… Solicitar los datos de la persona encargada de las cuentas por pagar

     3. Generar acciones del lado del cliente: Se trata de realizar contactos orientados a que el cliente se comprometa a actuar sobre la deuda  y siempre estar encima de sus promesas para que            cancele, cuándo escogerlo? A partir de la primera excusa.

Ejemplo: “… Estoy revisando el estado de cuenta y no veo el pago que prometió ayer. ¿Cuándo va a realizarlo?”, “Solicitar envío del comprobante de retención…”

  4. Presionar: Es generar sentimientos de pena, culpa o miedo en el cliente para que este cumpla con la deuda. Los mensajes utilizados tienen implícitos una amenaza de castigo, cuándo                       escogerlo? Cuentas complicadas donde el cliente no quiera pagar y se sospeche de Fraude.

Ejemplo: “… Debe cancelar para mañana o estaré obligado a escalar su caso al departamento legal”, “… Tendremos que suspender el servicio que venimos prestando”

     5. Cambiar reglas o condiciones: Notificar al cliente para que conozca las nuevas políticas de negociación con el proveedor. Estos cambios suelen estar atados a problemas de pago con el               cliente, cuándo escogerlo? Luego de hacer efectivo el cambio de las reglas de la negociación, se da castigo aplicado luego de la amenaza.

Ejemplo: “…Notificarle que su crédito ha sido retirado por retraso en los pagos…”, “…Renegociar la deuda a tres plazos…”

Adicional a lograr el objetivo principal de un contacto de cobranza, la empresa debe de buscar que la gestión sea eficiente  y siempre tratar de hacer más con menos, ayúdate de tecnología que facilite el proceso.

En Nimbox ponemos a tu disposición un sistema que te permite triunfar en tus cobros, identificando la situación de cada cliente  y mejorando la interacción con ellos, todo en un solo lugar!!!!

 

 

 

Los canales más usados para realizar la gestión de cobros.

Tradicionalmente los medios utilizados para realizar el contacto de cobranza  eran las llamadas telefónicas y las visitas personales, pero gracias a la evolución tecnológica  surgen  nuevos canales de comunicación   que se colocan a disposición del sector financiero y  que uniéndose a los canales acostumbrados, hacen  más cómoda la gestión de cobros.

Dicho esto, es indispensable que las instituciones financieras se adapten,  para cubrir las necesidades de los clientes  al ofrecer las ventajas que tienen todos los medios. Estos canales promueven un vínculo   importante entre el cliente y la empresa, por la funcionalidad y comodidad que otorgan al proceso.

Además de que estos canales se pueden utilizar  para realizar una gestión preventiva mediante el  envío de mensajes  automatizados a cuentas cuyos pagos están a pocos días de expirar y  de esta manera evitar el proceso de cobranzas innecesarias para  estos clientes. Dentro de los medios más comunes, podemos citar:

Las Llamadas.-

Se hará una llamada con el fin de gestionar el cobro y puntualizar una fecha de pago. Esta llamada se realizará a teléfonos fijos o celulares.

¿Cuándo escogerlo?

Clientes nuevos, cuentas problemáticas  y buenos clientes que prefieran este trato.

Ventaja.

Suele ser la forma más efectiva para generar acciones de pago.

Desventaja.

Es el canal más costoso por el tiempo que le toma al operador  la comunicación.

SMS (Mensajes de Texto).-

Un mensaje de cobro de cuota o pago atrasado puede ser enviado al cliente, indicando el monto y la fecha de pago, los días de mora (siempre que aplique) y el valor a pagar. Éste mensaje podrá ser enviado al número de su teléfono celular.

¿Cuándo escogerlo?

Clientes naturales,   con los que se tenga un trato cercano y donde el dueño de la compañía sea la persona que paga.

Ventajas.

Excelente recordatorio de pago y un mecanismo personal de contacto, además toma poco tiempo al cobrador.

Desventajas.

No todos aprecian que se les contacte al celular,  además el cliente no genera compromisos con el cobrador.

Email.-

Al igual que los SMS, el correo electrónico es una de las maneras más utilizadas para recordar al cliente sus pagos a través del envío de facturas o mensajes y resultan fácilmente programables si se cuenta con un software  que complemente el proceso.

¿Cuándo escogerlo?

Con clientes corporativos, personas difíciles de ubicar, departamentos de cuentas por pagar y aquellos que así lo soliciten.

Ventajas.

Es altamente efectivo para la cobranza a empresas grandes, permite que el cliente responda y es el más económico de los canales de cobranza.

Desventaja.

Hay perfiles que no responden a este tipo de recordatorios.

Terceros.-

En el proceso de cobranza,  un método efectivo para aquellas cuentas en donde los métodos antes mencionados no dan el resultado esperado. Se trata de un mediante, una persona que se incluye en el proceso para agilizar la gestión y lograr resultados.

¿Cuándo escogerlo?

Cuando el nivel de influencia sobre el cliente sea alto, cuando la discusión entre las partes no está generando resultados o cuando el dueño de la relación lo solicita.

Ventaja.

Es el recurso a utilizar en las cuentas complicadas.

Desventajas.

Es el más costoso de todos los canales porque consume tiempo del cobrador y del tercero. Solo debe ser utilizado en cuentas retrasadas y nunca con ligereza.

Sin duda, contar con diversas opciones de contacto resulta de mucho valor para la empresa, facilitando la gestión de cobros y aumentando la posibilidad de comunicación y respuesta por parte del deudor. Ayúdate de herramientas que complementen y faciliten tu proceso, para esto, tu respuesta es  Nimbox. Nuestro software  te permite simplificar  tus  procedimiento, mejorar la interacción con tus clientes y mantener el control de qué pasa y cuándo pasa, todo al alcance de tu mano.

La excusa y la promesa como los elementos finales de una llamada de cobranzas.

Una buena llamada de cobranzas debe culminar con una excusa y una promesa. La excusa permite entender por qué no se está recibiendo el pago. La promesa permite mantener el compromiso del lado del cliente. Por supuesto que siempre estamos buscando un pago, pero generalmente esto es lo que recibimos.

Ambas deben ser registradas en la historia del cliente, y ya que varias personas tendrán acceso al expediente, deben ser colocadas de la forma más detallada posible y sin omitir ninguna información.

Las notas.

Se definen como un escrito breve donde se da especificaciones sobre algo. Existen notas buenas y malas.

Las buenas explican claramente lo que se aprendió durante el contacto. Las notas escritas sobre un cliente forman la historia de la relación  y responden tres preguntas: ¿Con quién hablé?, ¿Por qué no ha pagado?, ¿Cuál es el próximo paso?

Ej: “Hable con Marisol quien me indicó que el pago no se realizó porque el gerente estaba de vacaciones y no han podido realizar pagos. Se comprometió a presentarle la factura hoy en la tarde y realizar el pago mañana”

Las malas solo indican el resultado de la llamada sin responder con quien hablé o porque no ha pagado.

  • Ej.: “No hay pago para esta semana”.

“La excusa” como nota.-

¿Qué contiene?

  • ¿Quién? La persona del lado del cliente con quien se sostuvo el contacto.
  • ¿Por qué? La excusa de porque el cliente aún no ha pagado.
  • ¿Qué acordé? El compromiso que obtuve del cliente.
  • Uno o varios hashtags categorizando la nota.

Ejemplos:

“Hable con pedro. No canceló porque traspapeló la factura pero mañana podemos enviar al vendedor a retirar el pago” .

“Maribel indica que ya cancelo con el deposito número 23763172736” .

“La promesa” como tarea:

  • ¿Qué hago? Lo que yo voy a hacer para perseguir la promesa del cliente.
  • Debe ser accionable.
  • Puede estar dirigida a otra persona dentro de la organización en cuyo caso hay que definir el supervisor.

Ejemplos:

“Buscar el cheque del día…”.

“Llamar de nuevo al cliente el día…”.

“Conciliar el pago de este cliente, asignado a Gabriela”.

“Enviar copia de la factura al cliente”.

“Verificar el pago”

El Control  será  tu mejor herramienta, es natural  subestimar el poder del reporte, siendo esta  la única forma de registrar el trabajo realizado con una cuenta específica y determinar que tanto funciona lo establecido en la práctica.

El trabajo de cobranzas puede ser duro, simplifícalo con  en Nimbox. Ponemos a tu disposición tecnología  que te permite triunfar en tus cobros. Revisa las excusas que están dando los clientes y la cantidad de contactos que se están haciendo, lleva el control de las llamadas y asócialas a una nota. Sigue tus cobros más de cerca y no te pierdas los detalles.