Los cuatro pasos para un contacto efectivo de cobranza

Los cuatro pasos para un contacto efectivo de cobranza.

La cobranza se trata de  una actividad de diálogo y convicción entre personas, el éxito o fracaso de la gestión dependerá de que tan eficiente y oportuna sea, tu actitud y preparación, y el empeño que pongas para cumplir el objetivo final.

Ante todo, ¡organízate!  Todas las cuentas son cobrables pero nunca intentes realizar un cobro, si no estás organizado primero. Prioriza y define qué hacer, ayúdate de las herramientas necesarias y sigue tus procedimientos con conciencia.  Recuerda siempre lo siguiente:

  • Entender al cliente: Toma toda la información disponible del cliente para crear una visión, basada en evidencias  de la situación real e identifica la razón por la que no ha pagado. Dentro de las más comunes tenemos: Olvido, incapacidad de pago, insatisfacción, inconciencia de uso y fraude. Ejemplo: Cliente tiene buena historia de pago y tiene sólo una factura vencida por 2 días.
  • Definir Plan: Convierte el entendimiento del cliente en un objetivo claro para el contacto, sin una comunicación bidireccional, todo resulta en desastre, que tu meta sea eliminar barreras de pago, generar acciones en el cliente presionando siempre que sea necesario  y cuando no funcione, cambia reglas y condiciones.
  • Escoger el canal que permita siempre enviar el mensaje de mejor forma: llamada, email, SMS o terceros (p.ej.: vendedor, o gerente de administración) y define el mensaje que mejor permita alcanzar el objetivo modificando el tono según la situación del cliente. Ejemplo: “Le recordamos que tiene una factura pendiente con monto vencido, le agradecemos su pronto pago” Enviado como SMS.
  • Realizar el contacto: Realiza el contacto a través del canal seleccionado y ajustar la comunicación en función de la respuesta del cliente. Ejemplo: Llamada al cliente para lograr que salga el cheque de primero.
  • Registrar resultado: Registra un resumen de lo que se dijo y los acuerdos que se alcanzaron  y coloca un  recordatorio sobre los compromisos para realizar seguimiento. Ejemplo: Registro del olvido del cliente como una nota  y registro de la fecha esperada de pago como una tarea.

Contar con un software que te permita realizar todo lo anterior, facilitará el proceso de gestión y seguimiento de tus cuentas por cobrar. La posibilidad de tener todo en línea representa  progreso para las empresas que adoptan esta tipo de herramientas.

Gracias a Nimbox, esto es posible. Nuestro enfoque es simple, hacer tu trabajo más fácil.