Información requerida para realizar una llamada de cobranza efectiva.

Una llamada de cobranza efectiva va mucho más allá  de levantar el teléfono, marcar el número del cliente  y reclamarle que pague. Requiere preparativos previos, un personal calificado y los recursos  técnicos adecuados.

Llamar a lo loco no sirve de nada.  Necesitas implementar  una estructura concreta y tener métodos debidamente  detallados. Un jugador muy importante es el gestor de cobros, quien debe tener a mano  todo lo indispensable sobre la deuda  (nombre, monto, historia, tipo de cliente, etc.), debe tener la preparación para poder responder adecuadamente posibles excusas.

No todos los clientes tienen la misma relación con la empresa, y es algo muy importante a considerar al realizar la gestión de cobros. Así mismos, existen esos cuyo comportamiento durante la gestión  e historia de pago, te ayudan a determinar un patrón. Este tipo de comportamiento tan característico resulta en un trato especial.

A continuación, detallamos que  tipo de información (además de la obvia)   se debe tener en cuenta a la hora de la cobranza.

Sobre el cliente: Además de todos los detalles concernientes a la deuda,  información personal e historial de cobros del cliente, existen especificaciones que debemos saber:

  • Tiene una relación estrecha con el dueño.
  • Somos un proveedor estratégico para él, por su tipo de comercio.
  • Comprendo su facturación a través del impuesto que declara.

Sobre las interacciones: Saber cómo se comporta nuestro cliente  durante la gestión de cobros nos dará ventaja a la hora de realizar el proceso:

  • Lo llamo 4 veces en promedio antes de recibir el pago.
  • Incumple promesas de pago.
  • La excusa tiene sentido.

Sobre las facturas y cobros:Conocer qué hace tu cliente, cómo y cuándo realiza los pagos y sus hábitos de comercio es de vital importancia para la gestión:

  • Me compra 20 veces en el año.
  • Se retrasa en promedio 5 días.
  • Ningún cheque devuelto.

El éxito de una llamada de cobranza no será posible si no tienes a mano un banco de datos repleto  con toda la información de tu cliente, por eso es importante contar con un programa informático adecuado donde puedas  actualizar todo lo relativo a esa deuda, donde registres todas y cada una de las llamadas, las excusas y promesas. Para esto y más, cuenta con Nimbox.

Explora los últimos contactos con  tus clientes, entérate de  qué están diciendo, asígnales etiquetas para designar una categoría que facilite la cobranza, acorta procesos, optimiza procedimientos, facilita tu gestión en todo el sentido de la palabra.

Los tres problemas principales en la gestión de cuentas por cobrar  y sus soluciones.

La gestión óptima de cuentas por cobrar es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Realizar el seguimiento adecuado será la clave para el éxito en el proceso, además de contar con una previsión bien estructurada.

Esta tarea se puede tornar sumamente compleja, por esto es de gran utilidad tener en cuenta las dificultades más comunes que se pueden presentar en el proceso de cobros y sus posibles soluciones.

1-Definir qué hacer.-

Para iniciar la gestión de cobros lo primero que hay que hacer es definir por donde comenzar. El problema es que muchas veces la falta de organización dificulta el comienzo y por tanto el desarrollo del proceso. Esto se debe a problemas de:

  • Estructura: Es difícil consolidar toda la información para tener la situación completa.
  • Procedimientos: No hay políticas bien definidas que permitan priorizar los contactos.
  • Seguimiento: Es fácil que deudas viejas o pequeñas queden desatendidas.

Enfocarse en crear  procesos que  definan que hacer y cómo hacerlo para determinar una ejecución adecuada es siempre un buen comienzo.  Hay que tener en cuenta siempre las prioridades  y saber que siempre será más sencillo cobrar una cuenta vigente que una vencida. Además, es recomendable que  toda la información  esté en un solo lugar y sea del dominio de todos.

2- Realizar el contacto. –

Además de contar con un personal capacitado en la materia y con la eficiencia suficiente para trabajar con los clientes, es vital que nuestra base de datos este en perfectas condiciones, en este tema, pueden presentarse dificultades de:

  • Almacenamiento: La información de clientes está diseminada en múltiples lugares.
  • Plataformas: La historia del cliente está en cuadernos, hojas de Excel y la memoria del cobrador.
  • Registro: El contacto con el cliente no siempre es documentado.

Asegúrate que tus empleados tengan a mano toda la información organizada y estructurada correctamente,  para realizar la gestión, así como el dominio total de las herramientas necesarias. Seguir el procedimiento establecido es fundamental, de nada sirve crearlo, si en la práctica no han de seguirlo.

3-Reportar la gestión.-

Luego de realizar la cobranza, es fundamental conocer el resultado de la misma para hacer un seguimiento efectivo y evitar el doble trabajo, pero estar al día con el reporte de la gestión de cuentas por cobrar no siempre resulta fácil, existen conflictos en:

  • Herramientas: El registro de la gestión suele hacerse en cuadernos y hojas de Excel de difícil acceso.
  • Métricas: Es difícil medir la situación actual de las cuentas por cobrar y de las actividades realizadas.
  • Reportes: Mucho trabajo que no se ve y a veces no se aprecia.

El Control es tu aliado, muchas veces es subestimado el poder del reporte y es la única forma de registrar el trabajo realizado con una cuenta específica y determinar que tanto funciona lo establecido en la práctica.

Si para ti se ha convertido en un verdadero problema la gestión de cuentas por cobrar,  en Nimbox ponemos a tu disposición una aplicación que te permite realizar una cobranza exitosa, identificando rápidamente a qué cliente contactar y mejorando la interacción con ellos, todo en un solo lugar.

 

Neumotórax económico

Se conoce como neumotórax al colapso del pulmón, que impide que este se llene de aire y funcione con normalidad. La situación que vive la economía venezolana pudiera eventualmente llegar a un colapso al igual que el pulmón, impidiendo su funcionamiento producto de una escasez aún mas acentuada y escenarios de hiperinflación.

Cada vez hay menos cosas que comprar y más bolívares circulando en la economía. Si creemos en la teoría del mercado, esta contracción en la oferta y el incremento en la demanda de bienes, hace que los precios aumenten para conseguir un nuevo equilibrio, produciendo inflación.

Para frenar la inflación el gobierno ha introducido, desde hace algún tiempo, controles de precio sobre algunos rubros. Estos precios se encuentran por debajo del equilibrio de mercado, incentivando el consumo adicional y generando así la escasez.

En el corto y mediano plazo se prevé todavía menos cosas que comprar y más bolívares en la economía. Si ya la inflación anualizada ronda el 60% y tenemos los índices de escasez más elevados de los últimos cuatro años, es de esperarse que la economía llegue a un eventual colapso si se continúa por el mismo camino.

Cada vez hay menos cosas que comprar

El índice de escasez de los bienes del INPC se ubicó para septiembre del 2013 en un 21,2% según datos del BCV, y según el economista José Manuel Puente esta tasa se ha triplicado en los últimos 4 años.

Esto se explica por dos razones, la primera es que cada vez se traen menos cosas. Si bien los montos en dólares de las importaciones se han mantenido en los últimos 3 años, la sobrefacturación ha venido creciendo rápidamente y alcanzó su monto más elevado en el 2012, según el economista Pedro Palma la sobrefacturación anual asciende a 20 mil millones de dólares.

La segunda razón obedece a la disminución de la producción nacional. El economista José Manuel Puente expone que en los últimos 10 años el sector manufactura se ha visto afectado de manera importante, promediando un leve crecimiento de 1,6% anual con fuertes contracciones en los últimos 5 años.

Por otra parte todo apunta a que la situación seguirá empeorando por falta de divisas. Las reservas internacionales han pasado de treinta mil millones de dólares a tan solo tres mil quinientos en los últimos 10 años. Adicionalmente en los últimos dos años se han perdido cerca de 400 mil barriles diarios de producción petrolera, ubicando la producción neta para exportar en 1,7 millones de barriles diarios según comenta el economista Asdrúbal Oliveros.

La cantidad de bolívares en la economía sigue aumentando

Según el economista Pedro Palma, la base monetaria o M2 se ha incrementado en un 64% en los últimos 12 meses. El origen de este incremento se debe a una política de gasto público expansiva.

De acuerdo con las cifras estimadas por el economista Miguel Ángel Santos, el déficit real del presupuesto nacional del 2012 se encuentra cerca de 16% del PIB, comparado con cerca del 3% que reportó el FMI como promedio en Latinoamérica para el mismo año. Y de acuerdo con lo que expone el economista José Manuel Puente el presupuesto del 2013 ya contemplaba un incremento del 30% para febrero del presente año.

Gran parte de esta deuda esta siendo financiada por el BCV, hasta la fecha las empresas estatales en su totalidad adeudan a esta entidad cerca de 284 mil millones de bolívares según comenta el economista Pedro Palma.

El mercado no perdona

La teoría de mercado expone que es posible conseguir un equilibrio cuando la oferta y la demanda interactúan, determinado por un precio y una cantidad finita de un producto. Variaciones en la oferta y la demanda inciden sobre el precio y la cantidad.

En el caso de Venezuela, la reducción de la oferta producto de las restricciones en la producción y la importación, tiene como consecuencia inmediata el aumento en los precios, generando inflación.

Para prevenir esta inflación, el gobierno estableció controles de precios desde hace algún tiempo. Estos precios suelen estar por debajo del precio de equilibrio, incentivando un consumo excesivo de los bienes y generando escasez.

Por otra parte la expansión del gasto público se traduce en un aumento en la demanda, este incremento determina un mayor precio acentuando el problema de inflación. De igual forma este aumento incrementa la cantidad demandada, ampliando la brecha entre lo existente y lo necesitado generando aún más escasez.

Un Futuro complejo

Según el economista Ricardo Hausmann la inflación anualizada hasta el mes de septiembre en Venezuela se encuentra cerca del 68%, sin lugar a dudas la inflación más alta del mundo. De igual forma el economista expone que los índices de desabastecimiento son comparables con economías en guerra.

En teoría los controles de precios tienen por objetivo frenar la inflación, pero por el contrario generan escasez y parecen no ser efectivos en frenar la primera. Por otra parte las políticas de gasto público expansivas parecieran agravar la situación, incrementando la disposición a pagar precios más elevados y a demandar mayores bienes producto de un excedente de liquidez.

Todo apunta a que ambas tendencias se mantendrán igual al menos en el mediano plazo, teniendo como consecuencia aún mayores niveles de escasez e inflación, la pregunta pertinente sería: ¿Cuánto tiempo más podremos postergar este colapso pulmonar de la economía?.

Roberto Gómez
rgomez@nimbox.com

Tips para combatir la inflación

En función de las distintas fuentes disponibles, la inflación estimada en Venezuela, para al año 2013, será entre 40% y 50%. Definitivamente será una de las inflaciones más altas del mundo lo que requerirá que las empresas tomen precauciones para no verse afectadas de forma negativa.

En un ambiente de alta inflación, la mayor preocupación de una empresa debe ser la protección del valor del “Capital de Trabajo” entendido como: (1) la caja, (2) las cuentas por cobrar, y (3) el inventario. Estos tres elementos van perdiendo valor en la medida que se enfrentan al efecto inflacionario. Con una inflación aproximada del 45%, estamos hablando de una pérdida de casi 5% mensual. Protegerse de esta pérdida requiere tomar las siguientes precauciones:

Optimizar el nivel de caja

La caja corresponde al dinero en las cuentas bancarias. Mantener este dinero en las cuentas corrientes genera una pérdida en la capacidad de compra del 5% mensual. La clave es mantener el mínimo nivel de caja en las cuentas corrientes para garantizar la continuidad operativa y mover cualquier excedente a otras inversiones. Estas inversiones se pueden hacer en instrumentos financieros, como certificados de depósito en bancos, o en materia prima, entendiendo que los precios de las mismas están sujetos a las mismas presiones inflacionarias.

Cobrar más rápido y con mayor control

Las cuentas por cobrar son dinero de la empresa que todavía no está en sus manos. Este dinero en manos de los clientes genera el mismo 5% de pérdida mensual en la capacidad de compra. La clave es cobrar más rápido y con mayor control para aumentar la posición de caja de la empresa y protegerse contra el efecto de la inflación. Nuestra herramienta, nimbox, ofrece un método que permite acelerar la cobranza.

Fijar las precios del inventario en función del costo de reposición

El inventario son los bienes que la empresa tiene para vender. El principal efecto de la inflación es que el costo de reposición de estos bienes, o de la materia prima necesaria para fabricarlos, va también aumentado de forma progresiva. La clave es ajustar los precios de venta cuando el costo de reposición suba, o cuando se sospeche que va a subir. De esta forma se garantiza que el inventario siempre se puede reponer con los ingresos generados con las ventas de los bienes.

Nos espera un año tormentoso

El 2013 será, sin lugar a duda, uno de los años con mayores retos de los últimos tiempos en Venezuela. Al margen de la incertidumbre política, y la inseguridad de la que somos víctimas día a día, las condiciones económicas están dadas para que el 2013 sea un año tormentoso.

La cantidad de dólares disponibles para cubrir las necesidades del país es cada día menor. Los dólares que recibimos están siendo utilizando con fines “sociales”, que sumado al aumento de la liquidez en la economía, traen como consecuencia mayores niveles de inflación y escasez, afectando el bienestar de los venezolanos y la capacidad de subsistir de las empresas.

Cada vez contamos con menos dólares

El 97% de los dólares que entran a Venezuela provienen de la renta petrolera de acuerdo con el economista José Manuel Puente. Esta fuente de dólares viene disminuyendo consistentemente durante los últimos años. Existen tres razones que sustentan esta realidad:

  • La cantidad de petróleo que producimos es cada vez menor. Según el economista Pedro Luis González, en el período 2005-2012 PDVSA disminuyó su producción en un 8,5% aproximadamente. En este mismo período la OPEP aumentó la producción promedio por país en un 20%.
  • Cada vez vendemos una mezcla más barata de petróleo. En el año 1999 tan solo el 30% de la cesta petrolera venezolana estaba compuesta por crudo pesado y extra pesado. Hoy en día cerca del 50% de la cesta esta compuesta por crudo pesado y extra pesado según indica el economista Pedro Luis González.
  • Del total de petróleo que se produce cada vez se cobra menos. Tan solo el 57% del petróleo que se produce es cobrado de acuerdo a la información que suministra el economista Pedro Luis González. El otro 17% corresponde al consumo interno y el restante 26% a regalías o acuerdos con países asiáticos.

Los dólares disponibles se invierten con fines “sociales”

Todo indica que la mayoría de los dólares disponibles están siendo utilizados para promover la agenda social del gobierno. Los dólares que ingresan al país sirven principalmente cuatro propósitos:

  • Cubrir la necesidad de las importaciones, cuya entrega de dólares ha venido disminuyendo. Según el economista Miguel Ángel Santos las liquidaciones cayeron cerca de un 20% en el año 2012 con respecto al 2011, y se espera que en el 2013 se mantenga el racionamiento de divisas.
  • Suplir el Fonden y otros fondos de inversión, cuyo aporte de PDVSA y el BCV se ha venido incrementando en los últimos años. De acuerdo al economista José Manuel Puente, al cierre del 2012, el Fonden ha recibido cerca de 95 mil millones de dólares en total, casi tanto como el total de ingresos petroleros del 2012.
  • Alimentar las reservas internacionales. Las cuales han disminuido de 40 mil millones de dólares, en el 2009, a cerca de 26 mil millones de dólares en el 2012, de acuerdo con la información suministrada por el BCV.
  • Honrar compromisos por deudas con acreedores internacionales. Cuyos montos no son muy significativos en comparación con los destinos anteriores.

La liquidez en la economía viene aumentando

Los niveles de liquidez de la economía venezolana han aumentado considerablemente. Según el economista José Manuel Puente, en el 2012 la base monetaria o M2 se incrementó en un 34%. Este incremento puede obedecer a dos razones:

  • Aumento en la velocidad a la que se multiplica el dinero. Hipótesis que fue descartada con el análisis realizado por el economista Miguel Ángel Santos, en donde se refleja que los niveles se encuentran entre los más bajos de los últimos 30 años.
  • Aumento en la cantidad de bolívares que ingresan al sistema. Que es consistente con una política de gasto público expansiva. En el 2012 el gobierno incrementó el gasto público en un 3% del PIB en comparación con el 2011, según el economista José Manuel Puente. Adicionalmente, el presupuesto nacional del 2013 ya contempla un incremento del 30% con respecto al 2012.

En una economía con un control cambiario como la venezolana, pareciera que gran parte de la cantidad de bolívares que ingresan a la economía proviene de transferencias directas que realiza el estado para financiar la agenda social a través del Fonden.

La tormenta de escasez e inflación

Si cada vez contamos con menos dólares y estos no son utilizados para estimular la economía y mantener el aparato productor funcionando, el resultado es un agravante progresivo de los niveles de inflación y escasez que sufrirá la economía venezolana hasta tanto no se revierta este comportamiento.

La escasez se debe principalmente a la falta de dólares con los que cuentan las empresas. Según el economista José Manuel Puente más del 90% de los bienes que se consumen en el país tienen algún componente importado. Por tanto un flujo constante de dólares al sector privado es indispensable para asegurar el abastecimiento de productos. Según el economista Roberto Rigobón los niveles de escasez actuales son los más altos de los últimos cinco años y rondan cerca del 75%. Estos niveles son comparables con economías que se encuentran en guerra o que han sido victimas de desastres naturales, de acuerdo a la información que maneja el economista.

Los niveles de inflación en el país se deben principalmente a la gran diferencia entre la demanda y la oferta. Con una oferta disminuida, que se ve plasmada en la escasez, y una mayor cantidad de bolívares queriendo comprar productos, se genera presión al alza de los precios y por ende la inflación. Según el economista Miguel Ángel Santos, la inflación anualizada de los meses de Enero y Febrero del 2013 es de 49%, evidenciando los fuertes impactos que esta situación tiene sobre la economía del país.

Roberto Gómez
rgomez@nimbox.com

Cuándo sólo se tiene un martillo, todo parece un clavo

Mauricio, un gerente muy ocupado, llega a su oficina y le pide a Emily, la persona responsable de cobranzas, una reunión para revisar la situación de cada cliente. Emily ha venido preparándose porque sabe que esta reunión puede ocurrir en cualquier momento; sin embargo, siempre está angustiada.

Emily imprime una versión reciente del análisis de vencimiento, agarra la versión vieja llena de anotaciones, tome su cuaderno donde anota las llamadas que ha hecho, imprime la lista de tareas pendientes y completadas que tiene en Outlook y se encuentra con Mauricio en su oficina.

Mauricio toma el análisis de vencimiento, ve la última página para entender de qué tamaño es el problema, y comienza a revisar cliente por cliente. Le va preguntando sobre la situación de cada uno a Emily, mientras ella trata de hacer memoria de lo que le dijo el cliente y de hilar toda la información en todos los papeles que llevó. A veces se acuerda muy bien de la situación, a veces consigue una parte poco útil, y a veces ni recuerda haber hablado con el cliente.

La reunión termina, después de dos horas, con una sensación de angustia por la percepción de que algo se está olvidando. Al cabo de dos, o tres, o cuatro semanas, vuelve a ocurrir esta reunión, y comienza de nuevo el ciclo.

Esta breve situación busca ilustrar lo acostumbrados que estamos a trabajar con una dinámica particular. Esta dinámica de Mauricio y Emily ocurre en muchas empresas y en muchas área mas allá de cuentas por cobrar. Dando un paso atrás podemos ver cómo esta dinámica requiere mejoras en tres aspectos fundamentales: hay que registrar todo lo que pasa en la empresa, hay que poder entenderlo rápido, y hay que poder verlo en cualquier momento. Esta es la innovación que debe venir en la nueva ola de sistemas empresariales.

Registrar todo!

Las empresas son entes tremendamente complejos. En cada momento están ocurriendo infinidad de transacciones de todo tipo. Dividamos estas transacciones en dos categorías: transacciones administrativas (facturas, pagos, devoluciones, notas de crédito, despachos, transferencias de inventario, etc.); y transacciones relacionales (llamadas, compromisos, promesas, decisiones, emails, cuentos, chismes, etc.).

Los sistemas empresariales están diseñados para registrar lo transaccional. La gran innovación debe venir del lado del registro de lo relacional. Facebook, Twitter y otras aplicaciones sociales han hecho un esfuerzo para que las personas registren estas transacciones del lado personal. Fulanito ahora está en una relación con fulanita. Fulanito está en tal lugar. A fulanito le gusta tal video. Fulanito cree que #hayuncamino. Estas transacciones, que hoy existen del lado personal, no son muy diferentes a las que deberían existir del lado de las empresas, y vienen a complementar la transacción administrativa que ya se registra.

Imagínate que hay un muro, como el de Facebook, para cada cliente, donde están todas las facturas, pagos, llamadas, emails, promesas, y chismes relacionados. Imagínate lo fácil que sería entender la situación de ese cliente con toda la información consolidada.

Entender rápido!

La mayoría de las empresas sufren de “reportitis aguditis”. Actualmente es la herramienta más conocida y disponible; y, como dice la sabiduría popular, cuando en la mano se tiene un martillo todo comienza a parecerse a un clavo. La diferencia entre las empresas sofisticadas y las básicas, es que las sofisticadas han cambiado sus reportes para que sean más útiles y más rápidos de digerir. Tomemos el ejemplo del análisis de vencimiento. ¿Porqué no viene ordenado en función del cliente con el que se está perdiendo más dinero por no haber pagado a tiempo? Si viniese ordenado así, sólo habría que leer el primer 20% de las páginas para capturar la mayor parte del problema. Vayamos más lejos. ¿Porqué no hay una visualización que resuma las cincuenta páginas del reporte en un gráfico que permita ubicar dónde está el problema? ¿Porqué no podemos tener entendimiento instantáneo?

Imagínate que hay un mapa de clientes conformado por muchos rectángulos. Cada cliente es un rectángulo, si el rectángulo es grande el cliente debe mucho, si el rectángulo es rojo, está vencido, si el rectángulo está verde, le falta por vencerse. En este mapa es muy fácil buscar los cuadrados rojos y grandes y enfocarse en ellos para la cobranza. Imagínate lo fácil que sería entender dónde involucrarse para mejorar la cobranza.

Verlo ya!

Los sistemas de las empresas están más orientados a capturar transacciones que a comunicar la situación. Este proceso de sintetizar la situación se hace típicamente fuera del sistema administrativo. Se transfiere la información a Excel y se hacen unos análisis sobre los cuáles se toman las decisiones. Esto toma tiempo y esfuerzo. Es muy fácil oír en cualquier empresa: “Emily por favor sácame el análisis de vencimiento y me lo mandas por email”. La dificultad que tienen los gerentes para conseguir esta información solos es abismal. No es un problema del gerente, es que la herramienta no está diseñada para el usuario infrecuente.

Imagínate que hay una página web, organizada por tipo de problema gerencial, visible desde el celular, tableta, oficina, casa, donde se puede ver la situación de cobranzas. Imagínate lo fácil que sería mantenerse informado para actuar oportunamente.

* * *

Nuestra empresa ha venido desarrollando una solución, NiMbox Cuentas por Cobrar, que elabora estos tres temas para crear una experiencia innovadora y diferente. Nuestra solución se conecta con los sistemas administrativos existentes, permite registrar lo relacional, incorpora una cantidad de análisis con visualizaciones muy sencillas, y ofrece acceso a la información desde cualquier dispositivo y lugar. Es una nueva forma de ver un problema que tienen la mayoría de las empresas.

La nube tropical

La nube busca proveer servicios de computación a través de Internet. Su gran promesa es que un cliente puede entregar el problema de crear y mantener una infraestructura tecnológica a un proveedor, en una infraestructura externa, que lo puede hacer mejor y a un menor costo. Si bien esta promesa es perfectamente alcanzable, se enfrenta a dos grandes barreras: la disponibilidad y calidad de las conexiones a internet y la percepción de seguridad asociada a la transferencia de información crítica fuera del cliente.

Durante los últimos años hemos venido experimentando con una arquitectura híbrida que incorpora un pequeño servidor dentro de las instalaciones del cliente conectado a una plataforma central. Esta arquitectura resuelve los problema de disponibilidad de internet y de seguridad de los datos, al tiempo que introduce un beneficio adicional de conectividad a otros elementos de la infraestructura local dentro de los clientes. Hemos llamado esta arquitectura de nube de servidores eventualmente conectados la “nube híbrida”.

La nube tradicional ofrece grandes ventajas

La nube tiene grandes ventajas. Una búsqueda en Google de “cloud benefits” genera doscientos treinta y nueve millones de páginas; sin embargo, es posible reducir todos esos beneficios a dos: es más fácil y es más económico.

La facilidad proviene de que los proveedores de nube ya tienen la infraestructura y el personal dedicado para arrancar y operar. Con una sola llamada un cliente puede obtener servidores, discos, aplicaciones, mecanismos de respaldo, o cualquier cosa que necesite. Visto desde el lado del cliente, no hay que comprar servidores, no hay que instalar aplicaciones, no hay que diagnosticar problemas de funcionamiento. Con una llamada se resuelve todo.

La economía proviene de la escala de la operación, tanto en infraestructura como en personal. Es mas económico, por servidor, operar cien servidores que operar uno o dos (lo que es el caso típico de un cliente). Esta escala además permite variabilizar el costo para los clientes. Para el cliente tener acceso a cualquier funcionalidad no requiere una inversión inicial, sino que todo se convierte en un pago recurrente que termina siendo mucho menor.

Pero viene con algunos problemas

Estas ventajas de la nube no vienen sin su serie de problemas. Las principales barreras en la adopción de la nube son: disponibilidad de internet y percepción de seguridad. La disponibilidad es un problema que nos aqueja en Venezuela producto de la infraestructura de Internet que tenemos. Hace un par de meses conversábamos con un cliente en Maracay, en la zona industrial San Vicente II, que comentaba que llevaban dos semanas sin teléfono o internet. Al parecer ocurrió algo con los cables que proveían estos servicios a un grupo de empresas de esa zona. Dos semanas sin internet significa dos semanas sin tener acceso a cualquier solución que esté en la nube (concebida en la forma tradicional). Estos eventos no son muy frecuentes, pero cuando ocurren tienen consecuencias terribles. Sólo hay que imaginarse que esta empresa tuviese su capacidad de facturación en la nube y que no pueda facturar por dos semanas.

La seguridad, tiene que ver más con una percepción. La percepción es que si está dentro de la oficina entonces nadie lo puede tocar. Nada mas lejos de la verdad. Depende de cómo está configurado todo. El año pasado visitamos un cliente que tenía su servidor Windows conectado públicamente a Internet. Cualquier persona con la dirección del servidor podría ver las carpetas con todos los archivos del cliente. El argumento del instalador era que de esa forma era más fácil “compartir” archivos con las personas cuando estuviesen fuera de la oficina. En general los proveedores de servicios en la nube tienen un grupo de personas mucho mas adiestradas en temas de seguridad que el promedio de las empresas y esto hace una gran diferencia en la verdadera seguridad tecnológica.

Problemas que desaparecen con una arquitectura híbrida

En nuestra experiencia, es posible mitigar estos dos problemas a través de una arquitectura híbrida, con una parte físicamente dentro del cliente y otra afuera, y aún cumplir con la promesa básica de la nube. Durante un par de años hemos venido explorando esta arquitectura híbrida con gran éxito. En esta arquitectura hay un pequeño servidor dentro de las instalaciones del cliente (el nodo) conectado a una infraestructura central que lo administra y monitorea (la torre). Es muy parecida a la arquitectura de un centro de datos grande, con la diferencia de que los servidores están en cada uno de los clientes, en vez de dentro del mismo centro de datos.

El principal atributo de esta arquitectura es que los nodos están arquitectados para estar eventualmente conectados a la torre. Los nodos no requieren estar conectados a la torre para ofrecer la mayoría de los servicios. Esto se traduce en tres grandes beneficios: disponibilidad, seguridad y conectividad. La disponibilidad viene producto de que la mayoría de los servicios que preste esta arquitectura son provistos desde cada nodo, no desde la torre. Si no existe conectividad del nodo con la torre, sólo sufre una parte pequeña de la oferta. Por ejemplo, si en el nodo hay una aplicación web que ofrece una funcionalidad para la empresa, esta funcionalidad se mantendrá aún cuando el cliente pierda su conexión con internet.

La seguridad se mejora porque los datos de la empresa nunca salen del nodo. En cualquier momento la empresa puede romper la relación con el proveedor de esta arquitectura, desconectar el nodo, y toda la información ya quedó de su lado. Desaparece esa angustia sobre dónde están mis datos y quién tiene acceso a ellos.

Finalmente, hay un tercer beneficio que es más difícil de obtener con la infraestructura tradicional de la nube. La interconectividad. Bajo esta arquitectura es posible crear soluciones que tengan acceso a recursos locales como servidores de bases de datos, impresoras, estaciones de trabajo y hasta centrales telefónicas. Esta interconectividad permite que estas soluciones puedan, por ejemplo, integrarse con los sistemas administrativos locales o que puedan imprimir en las impresoras del cliente sin ningún tipo de configuración adicional. Es fácil imaginarse una aplicación de apoyo a las cuentas por cobrar, que pueda tomar parte de la información del sistema administrativo. Todo provisto desde el nodo con ninguna configuración por parte de la empresa.

* * *

La nube está aquí para quedarse. Sólo necesitamos un poco de tiempo para adaptarnos a este nuevo paradigma tecnológico. La nube híbrida, con una parte físicamente dentro del cliente y otra en Internet, con la que hemos venido experimentando, pareciera proveer un puente fácil de cruzar entre la actualidad y la nube en su máxima expresión.

Posicionamiento de NiMbox

Una de las cosas más difíciles que me ha tocado es definir la industria en la que participa NiMbox. Es fácil saber cuál no es, pero no es fácil definir cual si es. NiMbox no está en la industria del software porque tiene un componente de consultoría importante. Los procesos de incorporación de NiMbox a una empresa requieren cambios en los procesos y nuestro equipo está preparado para apoyar a las empresas en esa transición. Esa transición está cargada de trabajo consultoril y de negocio. NiMbox tampoco está en la industria de la consultoría porque incluye una herramienta tecnológica que es muy importante para su adopción. Entonces, ¿en qué industria participa NiMbox?

NiMbox es un actor en la mega industria que provee “algo” que mejora el “desempeño” de las empresas. Mas general y vago que esto creo que no existe. El “algo” puede ser entrenamientos, consejos, herramientas, consultoría, sesiones, talleres y muchas otras cosas. Mientras que el “desempeño” puede ser aumentar los ingresos, reducir los costos, tener más confianza en las acciones, realizar menos esfuerzo, tener mayor seguridad, tener menos stress y otras mejoras.

Comencemos por la mejora del “desempeño” porque el “algo” típicamente viene atado al tipo de trabajo requerido para lograr la mejora. Las mejoras en el desempeño pueden venir producto de ajustes de ciertas palancas comunes a la mayoría de las empresas. Según McKinsey & Company, hay siete grandes palancas que permiten describir el comportamiento de una empresa y por ende su desempeño. Estas son:

  • Estrategia. Conjunto de acciones coherentes que apuntan a ganar una ventaja sostenible sobre la competencia.
  • Habilidades. Las capacidades que posee la organización como un todo.
    • Individuales. Las capacidades que posee la persona a título individual que le permiten hacer sus tareas efectivamente.
    • Organizacionales. Las capacidades que posee la organización, mas allá de las capacidades de cada individuo, que le permiten llevar a cabo tareas complejas.
  • Valores Compartidos. Las ideas sobre qué es correcto y deseable (de forma corporativa o individual) que son típicas de la organización y común entre sus miembros.
  • Personal. La gente en la organización en términos globales y no como personalidades individuales. Estructura. Típicamente asociado al organigrama, pero reflejando más la forma como el trabajo es dividido y luego integrado a través de la organización.
  • Sistemas. Los procesos y herramientas a través de los cuales se logran las cosas del día a día.
    • Procesos. La secuencia de pasos para realizar las tareas.
    • Métricas. Los indicadores que permiten medir el desempeño de las personas en las tareas.
    • Herramientas. Las ayudas (posiblemente tecnológicas) que facilitan el proceso de ejecución de las tareas.
  • Estilo. La forma como los gerentes se comportan en su conjunto con respecto al uso del tiempo, la atención y las acciones simbólicas, que definen la forma de trabajo de la organización.

La mega industria del desempeño empresarial se subdivide en industrias asociadas a cada una de estas siete palancas. Esta es la forma tradicional en que se han dividido las industrias. De la palanca de estrategia salen muchas de las consultorías, de la palanca de sistemas salen la mayoría de los proveedores de tecnología, de la palanca de valores compartidos salen la mayoría de los proveedores de coaching gerencial.

Si bien esta división tradicional de la mega industria del desempeño empresarial permite una especialización en cada una de las palancas, no es menos cierto que los problemas de las empresas suelen cortar a lo largo de varias de ellas a la vez. Esto genera un problema para las empresas porque deben lidiar con múltiples proveedores a los cuáles deben integrar para resolver sus problemas. Este proceso de manejo de múltiples proveedores y su integración es en sí otra industria (consultores gerenciales e integradores); sin embargo, está fuera del alcance de la mayoría de las empresas medianas y pequeñas.

Cada una de estas industrias tiene sus categorías. La industria de la consultoría tiene: la gerencial, la de mercadeo, la de recursos humanos, etc. La industria de los sistemas tiene: la de los software tipo ERP, los de inteligencia de negocios, la de automatización de la fuerza de ventas, etc. NiMbox no actúa en sólo una de estas industrias o categorías. Mas bien actúa, por definición, en varias. Esta actuación en múltiples industrias permite eliminar una gran barrera que es la de manejo de múltiples proveedores y su integración. NiMbox presenta una oferta pre integrada a lo largo de varias de las palancas relevantes. Esta es la razón por la que ha sido difícil posicionar a NiMbox exclusivamente en una sola industria.

La solución requiere pensar en la categorización de las industrias en función de cuántas palancas son afectadas a la vez. Si sólo se afecta una sola palanca, tenemos las industrias tradicionales. Si se afectan varias palancas a la vez entonces tenemos la industria en la que participa NiMbox. Nuestra primera hipótesis es caracterizar a NiMbox como un actor que participa en:

  • Mega Industria: Proveedores de soluciones que mejoran el desempeño de las empresas. Aquí están todos los proveedores que le venden a las empresas “algo” que promete una mejora de su desempeño “desempeño”; p.ej.: Gurus, McKinsey, Integradores, SAP, Microsoft, 37signals, Salesforce, NiMbox, etc.
  • Industria: Entrenadores gerenciales en funciones puntuales, incorporando de forma pre integrada lo necesario de cada una de las siete palancas. Aquí están todos los proveedores que le venden a las empresas “algo” que pre integra más de una de las palancas de “desempeño”; p.ej: Salesforce?, NiMbox.
  • Categoría: Entrenadores gerenciales con soluciones integradas, genéricas y puntuales, con un importante enfoque en habilidades y sistemas (las palancas más fáciles de cambiar). Esta es la categoría que NiMbox está desarrollando activamente.